在这个信息爆炸的时代，作为个人而言，所接触到的信息是前所未有的多；而从学校到职场，随着扮演的角色的变化，每个人工作生活中所要做的事情，只会越来越多；如何去合理地，高效地利用自己的时间，既能很好的完成日常需要做的事情，同时可以兼顾自己的兴趣，个人觉得是一个长期的问题。以下就是我在分答上学习 “时间管理” 课程的简单总结。希望能够通过这些方法论，尝试去提高自己对时间的利用程度；如果可以帮到读者，那就更加好了。

需要申明的是，以下内容不仅仅局限在工作中的时间，而是指所有的时间（工作，娱乐，生活琐事，…）。

目录

  • 时间管理是什么？
  • 时间管理具体的方法？

时间 ROI

时间管理，顾名思义就是：对自己的时间进行管理，以达到合理使用的目的。但如何去衡量是否合理使用了时间呢？我们需要引入时间 ROI 的概念。

首先解释下 ROI, Return Of Investment，中文叫 ”投资回报率“，维基百科的定义是这样的：

投资回报率，经济学名词，指投资后所得的收益与成本间的百分比率。

那么如果放到时间管理的概念上来说，把做某件事情投入的时间看做是成本，而将做这件事情所得到的好处，看做是收益，则时间 ROI 就可以这样定义：

时间 ROI，指做事情所得的收益和个人花费的时间之间的百分比率

具体而言，时间 ROI 可以分成三个方面，分别是：做什么事，做事方式和做事效率。

做什么事

做什么事 事实上是一个 0 和 1 的问题 —— 做还是不做？课程中给出了三个原则：

  1. 多做给自己带来长期回报的、毛利率高的事情
  2. 少做「没有长远收益但耗费你现在精力」的事情
  3. 拒绝做对自己没有收益的事情

是否有一个通用的衡量标准去 判断事情的收益？课程中并没有实际给出。我对此的理解是：不存在通用的一个事实标准，需要自己去建立评价体系。因为每个人的职业，生活方式，兴趣爱好各不尽相同，对同一个事情的价值的理解也不尽相同，所以如果在生活中运用时间管理，没有人能够替代自己去衡量某件事情的重要性（收益）。

但在工作中，团队内的成员是有共同目标的，在众多要做的事情中，我们必须不断地去思考哪些事情是对我们团队的工作和发展是有利的，特别是从长远角度来说，是有价值的。

做事方式

在确定了我们要做什么事情之后，接下来我们需要回答的下一个问题是：是否应该由自己去做。有两个基本的原则：

  • 专业的事情留给专业的人去做，参考 Steve Jobs 和 Mark Zuckerburg（两者都不会在普通穿着上花很多无谓的时间）
  • 授人以鱼不如授人以渔

从这两个原则中，可以衍生出的两个具体做法：

  • 学会外包
  • 学会分享和教育（短时间投入对长时间产出）
做事效率

通过 做什么事 和 做事方式，我们可以确定自己需要去做某件事情，那么接下来自然就是做事效率的问题：我们希望由自己完成某些事情时，所需要投入的时间尽可能的少。关于时间投入，课程中提出了一个「二八法则」：

时间投入的二八法则：20% 的关键任务，决定了 80% 的工作成果

那么，提高效率的策略是：

  • 减少对 80% 非创造性、常规任务的精力投入
  • 增加对 20% 关键任务的精力投入

但具体我们有什么方法，可以执行上述的两个策略呢？在下一节中有具体的方法。

具体方法

接下来是几个具体的措施，可以帮助我们在日常的工作或者生活中帮助自己进行时间管理：

确定关键任务：三件事原则

关于时间管理，我们需要避免一个误区：

时间管理追求的不是「效率」而是「效果」– 效率只是代表了做的事情的量的大小，但不总是有用的。

为了去避免走弯路，做无用功，我们要去将平时工作的任务进行区分：哪些是关键任务？哪些是常规任务？在每周的开始，我们需要去确定本周 最重要的三件事，这三件事就是个人（或者团队）最重要的三件事。在工作的时候，我们要专注在这三件事情上。在每周结束之后，我们要对这三件事情去进行一个复盘，总结执行的效果，分析其中的原因。

如何去定义最重要的三件事：

其他的事情都做了，就这件事没有做，这周是合格的么？

其他的事情都没有做，就做了这件事，这周是合格的么？

克服拖延症（战拖）

两分钟原则

对于一些可以在两分钟之内处理掉的问题，就马上去处理

奖惩机制

奖惩机制本质上是一种手段，让我们尝试去锻炼自己的意志力。

理性决策/延迟满足 vs. 及时行乐/活在当下

  • 游戏：bear vs. monkey
    • 设置一个心愿单（如：单反，Macbook，去xxx旅游）
    • 设置一个奖励基金，当奖励基金内余额达到了某个心愿所需要的花费，就兑现它
    • 当意识到自己应该去做某件一直在拖延的事情时：
      • 如果果断去做了：bear+1
      • 如果犯懒了没有去做（想玩游戏，想睡觉…）：monkey+1
      • bear：+30元
      • monkey：-30元
GTD (Getting Things Done)

外脑记事，大脑做事

  • 3个核心概念
    • Inbox：收集所有要做的任务（例子：帮老婆采购物品，记录在冰箱的便利贴上）
    • 任务体系：365天 / 52周 / 12月
      • 每月第一天/每周第一天列好 本月/本周的计划
      • 每天早上用10分钟完成日计划
    • 复盘：每天睡前5分钟做记录

四象限法则

SOP (Standard Operation Procedure)

子曰：超过两次的重复都是不合理的

在代码上，如果我们发现了有冗余的代码，我们会将重复的代码用函数或者模块封装起来；在日常的工作中，如果有重复的操作流程，我们也应该尽量将流程 以书面或流程图的形式 保存下来，以提高工作效率。

其实，推广到文档，也是一样的…

如何保持专注：番茄工作法

番茄工作法（英语：Pomodoro Technique）是一种时间管理法方法，在上世纪八十年代由Francesco Cirillo创立。该方法使用一个定时器来分割出一个一般为25分钟的工作时间和5分钟的休息时间，而那些时间段被称为pomodori，为意大利语单词 pomodoro（中文：番茄）之复数。

番茄工作法的好处：

  1. 培养专注的习惯
  2. 培养休息的习惯
  3. 可以作为衡量自己工时的计算单位

使用番茄工作法的要点：

  1. 尽量避免被打断
  2. 到点了强制自己休息
  3. 休息间隔中不要做 “烧脑” 的事情

Recap

这篇文章是「分答」上的 时间管理训练营 的其中一部分内容的简单总结，总的来说回答了两个问题：

  • 时间管理是什么？
  • 时间管理具体的方法？

首先我们引入了「时间 ROI」，用于作为衡量时间管理效果的指标；「时间 ROI」又分为「做什么事」「做事方式」和「做事效率」三个范畴，针对这三个范畴，在日常生活和工作中，我们又有一些方法可以帮助自己提高对时间的利用程度。

以下是一个简单的思维导图：

本文只是对时间管理课程的一点记录摘要，还有课程的很多地方未能覆盖到，有兴趣的同学可以参加该课程在「分答」上的第二期

Reference